Os artigos jurídicos do RGPD descrevem em pormenor a nomeação de um encarregado da proteção de dados (EPD), o seu cargo e as suas funções em três secções diferentes. Isto levanta a questão: em que condições a nomeação de um encarregado da proteção de dados não só é opcional para a sua empresa, mas obrigatória nos termos do RGPD?
Neste artigo, respondemos a esta pergunta e entramos em detalhes sobre as responsabilidades de um encarregado de proteção de dados e apresentamos as diferenças entre os responsáveis pela proteção de dados internos e externos.
Quais são as funções do encarregado da proteção de dados?
Funções e responsabilidades de um responsável pela proteção de dados do RGPD
O papel do Encarregado da Proteção de Dados é atuar como uma ponte entre a sua empresa e as autoridades de controlo. É fundamental para a gestão da proteção de dados e monitoriza a conformidade com o RGPD e outras leis de proteção de dados relevantes. Um delegado para a proteção de dados deve poder aconselhar a sua empresa sobre todos os desafios relacionados com a proteção de dados e promover medidas preventivas, por exemplo, através da formação dos seus trabalhadores.
Um encarregado da proteção de dados ao abrigo do RGPD deve desempenhar as seguintes funções:
- Garantir a conformidade: Monitorar a conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes de privacidade de dados.
- Processos de monitorização: inclui a monitorização de avaliações de impacto sobre a proteção de dados para avaliar os riscos do tratamento de dados.
- Formação e sensibilização dos colaboradores: Promover o conhecimento sobre a proteção de dados entre os colaboradores.
- Cooperação com as autoridades de controlo: funciona como ponto de contacto para as autoridades de proteção de dados.
- Acessibilidade e aconselhamento: O RPD deve estar sempre disponível, a fim de resolver eficazmente as questões relativas à proteção de dados.
- Manutenção de registos: Manter registos detalhados das atividades de tratamento de dados da organização.
- Prevenção de conflitos de interesses: Um RPD deve estar isento de quaisquer conflitos de interesses.
Quem precisa de um responsável pela proteção de dados ao abrigo do RGPD?
Toda organização pública precisa de um encarregado de proteção de dados, e as empresas privadas devem nomear um encarregado de proteção de dados se suas atividades de processamento de dados atenderem a certos critérios. Se já sabe que está a processar dados pessoais, a secção seguinte é importante para si, uma vez que o tratamento desses dados ao abrigo do RGPD requer especial cuidado e atenção.
Quando é que um responsável pela proteção de dados é obrigatório ao abrigo do RGPD?
A obrigação de nomear um EPD ao abrigo do RGPD surge se o tratamento de dados pessoais por uma empresa cumprir determinados critérios:
- A atividade principal da empresa envolve a implementação de atividades que, pela sua natureza, âmbito e objetivos, exigem um acompanhamento regular e sistemático e intensivo dos titulares dos dados .
- As principais atividades incluem o tratamento extensivo de categorias especiais de dados pessoais ao abrigo do artigo 9.º do RGPD e dados sobre condenações penais e infrações nos termos do artigo 10.º do RGPD.
Além disso, o RGPD exige a nomeação de um responsável pela proteção de dados para cada autoridade ou organização pública (com exceção dos tribunais na sua atividade judicial).
Responsável pela proteção de dados interno ou externo?
Decidir se um encarregado de proteção de dados (DPO) interno ou externo é mais adequado para sua organização depende de dois fatores: as necessidades específicas da sua organização e seus recursos. Um encarregado de proteção de dados interno pode ser uma escolha eficiente se a experiência relevante já existir na organização, uma vez que esta posição pode ser assumida por um funcionário da organização ou desenvolvida de forma eficiente. Por outro lado, se for necessário um elevado nível de especialização, objetividade e eficiência para a implementação da proteção de dados, a escolha de um delegado externo para a proteção de dados pode ser benéfica. Nosso parceiro, um provedor de serviços de DPO terceirizado credenciado, oferece suporte profissional que atende a esses critérios.
Segue-se um resumo dos prós e contras de ambas as opções:
Responsável Interno pela Proteção de Dados
Vantagens
- Familiaridade com a empresa: Os DPOs internos conhecem muito bem a empresa, seus processos e colaboradores, o que permite uma integração mais profunda da proteção de dados nos processos diários.
- Custos: Muitas vezes mais baratos, uma vez que não é necessário contratar novos funcionários e não são incorridos custos de consultoria externa.
Desvantagens
- Conflitos de recursos e tarefas: as responsabilidades adicionais de um DPO podem dificultar o gerenciamento da carga de trabalho existente. Um novo funcionário pode precisar ser contratado.
- Proteção contra demissão: Existem peculiaridades legais na proteção contra demissão que podem dificultar as decisões pessoais.
Responsável Externo pela Proteção de Dados
Vantagens
- Perícia especializada: Os responsáveis externos pela proteção de dados são frequentemente altamente qualificados e estão sempre informados sobre os mais recentes desenvolvimentos na legislação em matéria de proteção de dados.
- Objetividade: Através de sua posição externa, os DPOs podem oferecer uma perspetiva mais objetiva sobre questões de proteção de dados na empresa.
- Aceitação: Os responsáveis externos pela proteção de dados são frequentemente considerados mais neutros pelos conselhos de empresa e pelos trabalhadores, o que pode facilitar a cooperação.
Desvantagens
- Acessibilidade: os funcionários podem hesitar em entrar em contato com um DPO externo com perguntas ou problemas.
Independentemente da escolha do DPO interno ou externo, a empresa tem a responsabilidade final pela proteção de dados. Portanto, é aconselhável avaliar cuidadosamente as capacidades internas e externas para garantir a solução ideal para sua empresa.
Resultado
Decidir se e que tipo de responsável pela proteção de dados (interno ou externo) é melhor para a sua empresa deve basear-se numa avaliação exaustiva das suas necessidades específicas.
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